A gestão de projetos é uma área da administração de empresas que parte de um objetivo para definir conhecimentos, habilidades e recursos necessários para a sua concretização.
Para tanto, acrescenta nessa equação questões relacionadas ao custo que ela envolve e ao tempo de duração.
Para termos uma ideia sobre a abrangência do conceito, veja a definição que consta no livro Gestão de Projetos, de Mary Duffy (Editora Campus/Elsevier).
“Projeto é um trabalho a ser executado com um objetivo final bem definido. Nas empresas, em geral, projeto se refere a um conjunto de atividades relacionadas umas às outras, envolvendo habitualmente um grupo de pessoas que trabalham em conjunto em alguma coisa que será realizada uma única vez, durante um período que vai de um a 18 meses.”
Um projeto é um empreendimento.
A gestão de projetos, então, corresponde ao gerenciamento de todas as atividades voltadas a esse fim.
De acordo com a Harvard Business School, a gestão de projetos possui três grupos principais:
· Organização e definição: envolve a definição de responsáveis e a descrição de funções, formação da equipe, levantamento de recursos, estabelecimento de prazos e resultados esperados, elaboração de metodologia e procedimentos
· Planejamento: diz respeito à definição de um cronograma de ações, análise de recursos, estruturação das etapas do projeto, além do desenvolvimento de planos de gestão de risco
· Gerenciamento: executa as ações, promove medidas corretivas se necessário for, avalia e monitora resultados até a sua conclusão.
A importância da gestão de projetos aparece principalmente na segurança que ela oferece.
Não que seja a prova de falhas – nenhum planejamento é. Mas evita o grave equívoco de empreender no escuro, desafiando o desconhecido, demonstrando o comprometimento organizacional com a realização de seus objetivos, passando a ser uma busca que envolve todos na empresa, dos colaboradores ao líder.
A contribuição com a motivação e satisfação dos funcionários é evidente, em especial quando eles recebem um feedback detalhado após cada etapa vencida.
A gestão de projetos é também uma ferramenta que permite alcançar os objetivos com mais qualidade, reduzindo imprevistos e lidando melhor com os riscos.
Com um projeto bem construído, prazos são respeitados e, dificilmente, o gestor é surpreendido, pois preparou uma estratégia que considerou até mesmo os piores cenários.